データ削除をしないためにもウェブメールを利用しよう

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サーバーにデータを預けることで

オフィス

サーバーにデータを預けることで万が一受信したメールを削除してしまってもサーバーでバックアップが取られていることがあるので復元することが可能になる場合があります。通常サーバーは自社で管理することがないので、場所を取る必要もなく管理の手間も省けます。さらにバックアップデータの保存領域も多く大量のデータを保管することが可能なのでかなり便利です。ウェブメールでもサーバー上でデータを保存したり管理できるサービスが提供されているので利用する際は、こういった部分を考慮して選ぶようにしておくといいですね。

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ウェブメールのメリット

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ウェブメールとメールソフトの違いとは

多くの企業の連絡手段としてメールソフトによる連絡が行われています。メールソフトは無料で入手出来るものもあれば、有料で購入するソフトもあり内容も様々です。しかし、メールソフトは購入後に定期的に情報のバージョンアップを行なってソフト自体の更新を行わなえればなりません。ソフト更新は導入しているパソコンの数だけ更新を行わなければならないので大きな企業であれば一時的ではありますが仕事の効率に影響してしまうのです。一方ウェブメールに関してはメールソフトのように更新の作業を行う必要がなく、仕事の効率を下げる心配もありません。そのため一度導入すればノンストップで使い続けることが可能なのです。現在メールソフトを導入している企業でもこれからウェブメールに切り替えを行なった場合でも操作性に関してはほとんど変わらず、普段使っているように使用することが出来るのでウェブメールに慣れるまでに時間がかかりません。

ウェブメールのサービスは進歩している

ウェブメールにはメールソフトにはないサービスが充実しています。例えば海外とのやり取りを行う場合、現地の言葉でメールが来たときにウェブメールでは自動変換機能で瞬時に日本語に翻訳することが可能なのです。これであれば現地の言葉がわかる社員に転送する必要もなく誰でも対応することができます。また特殊なHTMLメールにも切り替える事が出来るのでメール自体のフォーマットを変える手間も省けるのです。メール作成時にきまっている定型文をテンプレート化して貼り付けることもすぐに出来るので、メールソフトよりも操作性がいいと言えます。また、テンプレートは複数で作成する事が出来るので取引先によって使い分けが可能になります。メールの振り分けも文章が出ている画面に出ているので、不要となったメールをすぐに削除したり重要なメールを管理フォルダに移すこともできます。ウェブメールのサービスはどんどん進歩しているのです。

安心・安全にメールのやり取りを

ウェブメールには誤送信を防ぐためのキャンセルコマンドが画面上に出てきます。万が一メールを送り間違えた場合でもキャンセルコマンドで停止して、そのまま宛先を変更することが可能です。また、メール送信サーバーは従来のPOPサーバーやoverSSLなどの幅広いサーバーに対応しているので送信エラーで相手先に送れないというトラブルを防ぐことにも繋がります。さらに、受信側ではスマートフォンなどにも使用されているIMAPサーバーも利用できるので利便性が高いとされています。ウェブメールでは他のアプリケーションと同期を行うことができたり、スケジュールやカレンダーと連携が行えるので作業の効率化と送信忘れなどを防ぐことが可能です。アプリケーションの連携が行えれば、下請けや孫請け業者とのやり取りも円滑に行えますし、リマインダー機能で業務ミスを無くすことも出来るので安全に仕事を行うことが出来るでしょう。会社はグングン成長するはずです。